Vrijgezellig fotograferen

Voorwaarden en privacy

Versie 24 september 2026 — voor Vrijgezellig fotograferen op 18 oktober 2026.

Aanmelding en verdeling van plaatsen

Het systeem ondersteunt een willekeurige trekking binnen groepen, rekening houdend met wederzijdse ontmoetingsvoorkeuren, leeftijdsvoorkeuren en de verdeling tussen fotograferen en model staan. Daardoor kunnen kansen tussen groepen verschillen. Wie geen ontmoetingsvoorkeur wil delen, kan meedoen zonder dat de groep op die voorkeur wordt afgestemd. Er is geen garantie op een persoonlijke of romantische match.

Afmelden en nieuwsbrief

Kun je niet komen, meld je dan af via de evenementafmeldknop. Afmelden voor de dag staat los van uitschrijven voor de nieuwsbrief. Met de nieuwsbriefuitschrijflink stop je nieuwsbrieven; gebruik de aparte afmelding om ook je plek voor deze dag vrij te geven. Een afmelding per e-mail wordt eveneens behandeld.

Veiligheid en respect

Volg de aanwijzingen van Roy, vrijwilligers en de locatie Landgoed Libre. Houd nooduitgangen en looproutes vrij. Plaats lampen, statieven en kabels veilig en overleg bij twijfel. Betreed geen afgesloten delen van de locatie en ga zorgvuldig om met eigendommen, apparatuur en beplanting.

Vraag toestemming voordat je iemand gericht fotografeert of filmt. Een weigering of veranderde keuze moet worden gerespecteerd. Ongewenst aanraken, intimidatie, discriminatie, agressie en ander onveilig gedrag zijn niet toegestaan. Meld een incident direct bij Roy of een vrijwilliger. Bel bij acuut gevaar 112. Wie de veiligheid of het welzijn van anderen in gevaar brengt, kan worden verzocht te vertrekken.

Eigendommen en verantwoordelijkheid

Je bent verantwoordelijk voor je eigen gedrag en zorgvuldig gebruik van apparatuur. Houd toezicht op waardevolle spullen en meld schade of een onveilige situatie direct. De organisator en locatie blijven verantwoordelijk voor hun eigen wettelijke verplichtingen. Deelname betekent geen algemene afstand van je rechten. Aansprakelijkheid wordt bepaald volgens het toepasselijke recht en de omstandigheden; aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten blijft bestaan.

Bij onveilige omstandigheden of onvoorziene gebeurtenissen kan het programma worden aangepast of de dag worden geannuleerd. Deelnemers worden zo snel mogelijk geïnformeerd. Wettelijke rechten blijven bestaan.

Foto’s en video’s

Tijdens deze dag maken deelnemers en de organisatie foto’s en video’s. Door akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden bevestig je dat je dit weet en dat je ieders grenzen respecteert. Respecteer bij opnamen en publicatie de grenzen van andere deelnemers.

Roy van der Wens mag tijdens Vrijgezellig fotograferen gemaakte herkenbare foto’s en video’s van jou gebruiken voor verslaglegging en promotionele uitingen op royvanderwens.com en zijn eigen Instagram-, Facebook-, TikTok- en YouTube-kanalen. Door akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden geef je toestemming voor dit gebruik. Deze bepaling omvat geen betaalde advertenties of gebruik door andere partijen.

Je kunt toestemming intrekken via marketing@royvanderwens.com. Daarna stopt toekomstig gebruik dat op die toestemming berust en wordt je verwijderverzoek behandeld. Eerder rechtmatig gebruik wordt daardoor niet achteraf onrechtmatig. Kopieën die derden hebben gedeeld zijn niet altijd volledig terug te halen.

Toestemming aan Roy is geen toestemming aan alle aanwezige fotografen. Deelnemers maken zelf afspraken met herkenbaar afgebeelde personen voordat zij beelden publiceren. Deel nooit iemands ontmoetingsvoorkeur of contactgegevens zonder diens toestemming.

Privacy: welke gegevens en waarvoor?

Roy van der Wens Fotografie is verantwoordelijk voor de verwerking. Naam, e-mailadres en deelname-/bevestigingsstatus zijn nodig voor het afhandelen van je aanmelding en de organisatie. Voor groepsverdeling vragen we gender, leeftijd, leeftijdsvoorkeur en fotografierol. Een volledige geboortedatum is niet nodig. Je telefoonnummer gebruiken we om je te bereiken als er rond de dag iets speelt.

Je ontmoetingsvoorkeur kan informatie over seksuele gerichtheid onthullen. Die verwerken we alleen met afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming voor deze editie. Je kunt de voorkeur overslaan en je toestemming later intrekken. We gebruiken deze gegevens niet voor advertenties of nieuwsbrieftargeting en delen ze niet met andere deelnemers. Zonder die toestemming stemmen we de groep niet op je ontmoetingsvoorkeur af.

De grondslag voor noodzakelijke aanmeld- en organisatiedata is uitvoering van de deelnameafspraak. Het verwerken van vrijwillige voorkeuren en herkenbaar promotiemateriaal berust op toestemming. Voor zover ontmoetingsvoorkeur bijzondere persoonsgegevens bevat, vragen we uitdrukkelijke toestemming. Toestemmingen worden met tekstversie, keuze en tijdstip vastgelegd.

Opslag, toegang en bewaren

De antwoorden worden verzameld via Microsoft Forms binnen de zakelijke Microsoft 365-omgeving van Roy. Power Automate verwerkt nieuwe reacties en afmeldingen in een Excel-werkmap in zakelijke OneDrive. Alleen Roy en personen die noodzakelijk toegang moeten hebben voor beheer mogen de betreffende gegevens inzien. De toegangslijst voor de dag bevat geen ontmoetingsvoorkeuren. Brevo wordt gebruikt voor de evenementmail; ontmoetingsvoorkeuren worden niet naar Brevo overgebracht.

Voor deze diensten gelden de toepasselijke gegevensverwerkingsvoorwaarden van Microsoft en Brevo. Informatie over de verwerking door Microsoft staat in het Microsoft Data Protection Addendum. Voor vragen over ontvangers, internationale doorgiften en de toepasselijke waarborgen kun je contact opnemen via marketing@royvanderwens.com.

Voor deze editie gelden de volgende bewaartermijnen:

• Ontmoetings- en leeftijdsvoorkeuren en selectie-werkbestanden worden uiterlijk 17 november 2026 verwijderd.
• Overige evenementadministratie, waaronder telefoonnummer en deelnamegegevens, wordt uiterlijk 18 januari 2027 verwijderd.
• Niet-gebruikt herkenbaar foto- en videomateriaal van de organisatie wordt uiterlijk 18 januari 2027 verwijderd. Voor verslaglegging en promotie geselecteerd materiaal wordt uiterlijk 18 oktober 2027 verwijderd van de eigen opslag en kanalen, of eerder wanneer een intrekkings- of verwijderverzoek daartoe aanleiding geeft.
• Een beperkt bewijs van de gegeven toestemming wordt afgeschermd bewaard zolang het bijbehorende gebruik plaatsvindt en tot maximaal zes maanden nadat dat gebruik is beëindigd, om vragen over dat gebruik te kunnen behandelen. Dit bewijs bevat geen volledige ontmoetingsvoorkeuren.

Roy voert de verwijdering uit in Forms, OneDrive, Excel, verwerkingswachtrijen en eigen exports. Eventuele technische herstelkopieën verdwijnen volgens de bewaarcylus van de leverancier; bij herstel worden eerdere verwijderverzoeken opnieuw toegepast. Als een concrete wettelijke verplichting of een lopend geschil langere bewaring noodzakelijk maakt, worden alleen de daarvoor benodigde gegevens apart bewaard zolang dat nodig is. Nieuwsbriefgegevens vallen onder de afzonderlijke nieuwsbriefinschrijving.

Jouw rechten

Via marketing@royvanderwens.com kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je gegevens, bezwaar maken waar dat recht van toepassing is en toestemming intrekken. Intrekken moet net zo eenvoudig kunnen als toestemming geven. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De selectie is geen volledig onbeoordeeld systeem: Roy controleert de uitkomst vóór verzending en behandelt vragen over fouten. Contactgegevens en voorkeuren worden nooit als openbare deelnemerslijst gepubliceerd.